Alle frilansere som skal ha oppdrag for stat eller kommune må nå sende fakturaene elektronisk i et nytt digitalt format.
Den 1. juli ble det nemlig innført nye retningslinjer om at statlige enheter kun tar imot fakturaer sendt som Elektronisk handelsformat (EHF), melder Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) på sine nettsider.
Dette er forskjellen
Normalt vil regningene du sender på e-post eller vanlig post gå direkte til e-postinnboksen eller postkassen til mottakeren.
Det nye systemet innebærer imidlertid at fakturaene sendes rett inn i mottakerens regnskapssystem. På veien går det innom innom to EU-verifiserte aksesspunkt som fakturaprogrammet ditt og kunden har knyttet seg opp mot.
Disse aksesspunktene fungerer som internett-postkontorer for fakturaene. I praksis sendes det ingen tradisjonell faktura, bare en datafil med informasjon om priser, merverdiavgift, varebeskrivelser, organisasjonsnummer, kontonummer, adresse, osv.
Enklere og tryggere
Motivet bak regelendringen er at staten skal både spare tid og penger på å forenkle behandlingen av over 10 millioner fakturaer som mottas i året.
Formatet er også mer pålitelig enn tradisjonelle e-postfakturaer ettersom de ikke kan stoppes av spamfiltere hos e-posttilbydere.
Slik sender du en EHF-faktura
For å kunne sende ut en EHF-faktura, må fakturaprogrammet du benytter deg av være tilknyttet et aksesspunkt som er godkjent av DIFI. De fleste norske faktura- og regnskapsprogrammene har implementert dette systemet.
Endringen betyr i praksis lite for den vanlige bruker. Måten du lager en faktura på er den samme som før. Dersom du skal fakturere en offentlig etat må du bare huske på å velge EHF-alternativet når du sender den av gårde.
Hele prosessen vil kun ta noen få sekunder fra du sender fakturaen til kunden får den gjennom sitt aksesspunkt.
