Mange frilansere går i fella og lar kontorpulten forvandle seg til en uoversiktelig søppeldunk. Her er noen tips til hvordan du kan holde styr på papirene og gjøre hverdagen mer effektiv.
At frilansere har lite å forholde seg til er så langt fra virkeligheten som det er mulig å komme. De fleste er personlig ansvarlige for både innkjøp, markedsføring, momsoppgaver, kontakt med samtlige kunder, og ikke minst alt papirarbeid salg av varer og tjenester medfører. Mange jobber også hjemmefra og blander private papirer med forretningsrelaterte dokumenter. Dette i rak motsetning til vanlige ansatte med fast jobb som gjerne jobber ute fra åtte til fire og ikke trenger å bry seg om særlig mer enn en årlig skatteoppgave inne i sitt eget hus.
Skjerper konsentrasjonen
Å ha en ryddig og organisert kontorpult er essensielt. Ikke bare skjerper man konsentrasjonen og arbeidsroen ved å ikke ha mange distraherende visuelle objekter flytende rundt, men det kan også gjøre deg mer systematisk og effektiv. En annen ting er at du naturligvis får mer plass til jobbdokumenter og andre ting du faktisk trenger på pulten, i stedet for søppel og unødvendige ting som tar bort oppmerksomheten. Å ha god orden på papirene er også vitalt i forhold til Skatteetaten og et eventuelt bokettersyn.
Er du en av disse selvstendig næringsdrivende som sliter med å holde orden? Da bør du lese videre.
Fjern alt
Det første du må gjøre er å ta bort alt av papirer, penner, mapper og annet kontorrekvisita fra pulten din. Kast verdiløse ting i søppelet og finn en ny plass til nøkler, bilder, CDer, bøker og andre ting som ikke har noe med arbeidet å gjøre eller som hører til i en annen seksjon av huset.
Lag et system
Å tro at ditt hjemmekontor skal forbli tomt på permanent basis er imidlertid ganske naivt, og det er derfor viktig å finne et system på hvordan du skal håndtere strømmen av dokumenter fra nå av. Et godt tips kan være å gå til innkjøp av blant annet ringpermer og dokumentordnere, noe som ikke trenger å koste mer enn en hundrelapp eller to totalt. Finn en måte å organisere det på ved å for eksempel skille fakturaer, kontrakter, notater, rapporter og personlige dokumenter fra hverandre. Det som er spesielt viktig er at det er et system som passer for deg. En papirkurv tilgjengelig like ved pulten er også et must.
Behandle papirene med en gang de kommer inn
Hvis du lar papirene flyte når de ankommer desken så har du undergravd arbeidet du la ned for å organisere det hele. Prosessér derfor dokumentene snarest mulig og plasser dem i riktig skuff eller riktig kategori, selv om det bare er snakk om ett eller to ark om gangen. Ha det som mål å ikke ha noe som helst av det som bør sorteres liggende løst.
Slutt med post-it – bli digital
Post-it-notatene var en god oppfinnelse da de kom ut på markedet, men i dagens digitale verden kan disse klebrige papirlappene være ineffektive og virke mot sin hensikt. De er små, ser stygge ut og har lett for å falle ned fra veggen, skjermen eller hvor enn man velger å henge dem opp. Personlig føler jeg at det hele blir mindre oversiktelig når jeg bruker dem, og vil anbefale deg å bruke ett eller flere nyttige hjelpemidler du finner på nettet. Både Google-huskelisten, Wunderlist og Windows sin gadget Sticky Notes er gratis. Todoist er også en glimrende webtjeneste til dette formålet. For Mac kan vi anbefale Stick ‘Em up som minner mye om Sticky Notes i Windows.
Ikke spis ved kontorpulten!
Å spise mat foran datamaskinen på kontorpulten er en dårlig idé av mange grunner. For det første vil det være uunngåelig å spre rundt seg med smuler og matbiter, noe som neppe gjør pulten mer attraktiv eller ryddig. Man bør nyte maten ved å ta litt fri fra jobben for at arbeidet ikke skal ta helt overhånd i livet. Å ta en kort pause vil også gjøre deg mer produktiv når du returnerer.
Kom inn i en rytme
Gjør det til en rutine å både organisere og se over papirene du har arkivert med jevne intervaller. Bruk gjerne en nettbasert huskeliste til å minne deg på det. Kast gamle dokumenter som du ikke trenger lenger, og se over at alt er sortert riktig. Dette kan du gjøre en gang i uka eller til og med daglig, alt etter hvor mye papirer du må hanskes med.
Papirløst kontor
Verden har utviklet seg i stormskritt med ny teknologi, og i dag gjøres det meste digitalt. Å forvandle hjemmekontoret fra å være fullt av papirer, permer og mapper til å bli en papirløs enhet er absolutt ingen umulighet. Alt som kreves er en del arbeid og og en porsjon tålmodighet til å bli kjent med noen hendige programmer som kan gjøre prosessen lettere.
Det som gjelder er å kutte antallet papirer fra kilden. Du kan for eksempel gå over til e-faktura i den grad det er mulig (si fra til selger om at du vil ha regningen på e-post eller i nettbanken), eller slutte å samle opp brosjyrer og notater i papirform og heller ta bilde av dem med mobilen. Eller scanne dem. Legg dem inn i et lagringssystem som for eksempel Evernote, eller i organiserte mapper på datamaskinen din. Så snart papirene er lagret digitalt på en betryggende måte kan du kaste dem. En annen ting som vil begrense papirstrømmen i fremtiden er Postens nye tjeneste Digipost som gjør at du kan få både regninger og personlige brev tilsendt online. Tjenesten er imidlertid ganske ny og det er ikke så mange bedrifter som har begynt å benytte seg av den per dags dato.
Ti års oppbevaringsplikt
Merk at du må lagre alle kjøps- og salgsdokumenter trygt i minst ti år etter regnskapsårets utgang selv om du gjør det digitalt. Alt regnskapsmateriale må oppbevares samlet, og skal kunne vises fram – på papir – for det offentlige i hele oppbevaringstiden.
Hvordan ser DIN kontorpult ut? Er det viktig for deg å ha den så ryddig som mulig, eller gjør det ikke noe om dokumentene ligger og flyter? Del gjerne din erfaring med oss i kommentarfeltet under!
Kilder: Lifeclever, Sitepoint Illustrasjon: Istockphoto/Frilansinfo
