Signerer du bussbilletter og andre kontantbilag som det ikke står firmanavnet ditt på? Det må du ifølge Bokføringsforskriften alltid gjøre hvis bilaget skal bli gyldig i regnskapet.
Får firmaet ditt bokettersyn av Skatteetaten, kan de finne på å gjøre enkelte utgifter du har hatt ugyldige, fordi dokumentasjonen ikke er god nok.
På kontantkvitteringer og annet der ikke firmanavnet/navnet ditt er påført, må du signere og skrive på datoen.
§ 5-5 i Bokføringsforskriften sier følgende:
Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1.000 inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.
(…)
Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i § 5-1 (§ 5-1-1 – § 5-1-8), må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet.
Skriv på hva det gjaldt!
Det er også smart å skrive på kvitteringen hva kjøpet gjelder. Ikke minst er dette for at du skal huske bedre hvis du får bokettersyn flere år etter at regnskapsåret ble avsluttet.
Hvis du kjøpte mat må du notere på hva det gjaldt. Ved representasjon (kundemøter o.l.) må du skrive på kvitteringene hvem som var til stede. Hvis du var ute og reiste må du notere på billettene hva reisen gjaldt. I tillegg må du sette opp en reiseregning, en oversikt over reiseetappene og utgiftene du hadde.
Du kan kreve at selgeren skriver på firmanavnet ditt på kvitteringen. I tilfelle skal også selgeren signere og stemple dokumentet.
2 kommentarer
Takk for fin side med masse nyttig info! Jeg har et enkeltpersonsforetak og lurer på om disse reglene har endret seg etter originalbilag i papir ikke er nødvendig lenger?
Jeg hadde tenkt til å begynne å bruke appen CamScanner til å ta bilde av papir-kvitteringer med mobilen, gi dem et navn med løpenummer i appen, og laste dem opp som .jpg til Google disk eller lignende. Det er også mulig å notere litt på bildet i appen, så jeg kan notere et par stikkord om hva utgiften gjaldt.
Men hvis det fortsatt er nødvndig å underskrive kvitteringer for hånd, så blir det plutselig ikke fullt så enkelt. (Men hvis jeg må underskrive, betyr det at jeg kan underskrive for hånd og så ta bilde/scanne inn kvitteringen og scannet til regnskapet?)
Eldrid: Det er fremdeles nødvendig å signere og datere kvitteringer som du får på papir. Dette er for å sikre at ikke samme kvittering brukes av flere firmaer til å kreve skattefradrag.