Unummererte fakturaer er ulovlig

Hver eneste dag får Frilansinfo.no søkemotortrafikk fra folk som leter etter fakturamaler på Word. Problemet er at hjemmelagde Word-fakturaer er forbudt.


Fakturaene vi har lagt ut i dokumentbanken her på nettstedet er eksempler som viser hva fakturaene må inneholde for at de skal være gyldige.

Du kan altså ikke bare lage dine egne fakturaer i et skriveprogram og tro at alt går bra. Skal de bli godkjente av Skatteetaten må de være låst og nummerert i en ubrutt nummersekvens, jfr. bokføringsforskriftens paragraf 5-1-3 (Lovdata)

fakturanummer.jpg

Dette får du til enten ved enten å skrive dem ut på forhåndstrykte og godkjente blanketter (kjøpes der du handler kontorrekvisita), eller ved hjelp av et fakturaprogram, eller ved å lagre filen i pdf-format. De to siste alternativene er et must for alle oss som sender faktura på e-post.

Frilansinfo.no har vært med på å utvikle et gratis, nettbasert fakturaprogram som er enkelt å bruke. Det har masse funksjonalitet og innebygd inkasso hvis det skulle gå så ille at kunden ikke gjør opp for seg. Bruker du tjenesten, som heter Conta Faktura, slipper du å tenke på å få nummersystemet riktig etter Skatteetatens krav.

Målet med et låst nummersystem er at skatteetaten ved bokettersyn skal kunne sjekke at du ikke har trikset og sendt ut fakturaer du ikke rapporterer inn til skattesystemet. Ingen nummer i rekka skal mangle på slutten av året.

Skal du slette eller gjøre en rettelse på en faktura, holder det ikke bare å lage en riktig versjon og kaste den gamle. Du må i stedet lage en kreditnota.

Hvis du vil gi fakturaene et spesielt design som fakturaprogrammet ditt ikke greier, kan du lage blåkopier av hver faktura i et annet program. Det er ekstraarbeid, og ikke holdbart hvis du sender mange fakturaer årlig. Men for deg som har få fakturaer kan du altså lage en fakturaserie som du viser til Skatteetaten ved behov (fakturaprogrammet sin), og helt lik serie med hjemmelagde fakturaer du sender til kunden.

Husk at alle fakturaer og bilag etter loven skal oppbevares i 10 år før du kaster dem.

Les også: Kjære Google. Skjer’a?

19 kommentarer

  • Odd Arne Klinge sier:

    Prøvde fakturo til vårt sameie, funker kjempefint.

  • Fakturo er greit, desv. sender de bare faktura på norsk.

    Skulle likt å se en lignende løsning men med litt bedre muligheter for å skreddersy fakturaen.

  • fersk frilansjournalist sier:

    Jeg testet ut Winvask, resultatet ble veldig proft, men kanskje lettere å holde oversikten med et system som Fakturo.no? Noen innspill? Jeg har akkurat startet opp som frilanser.

  • Hansson sier:

    Jeg har ikke brukt WinVask mer enn et par ganger. De to er sikkert ganske like siden ingen av dem fører regnskapet for deg, de bare forteller deg hvilke fakturaer du har sendt. Fordelen med fakturo.no er at oppsettet er ultra-enkelt å bruke og meget oversiktlig, og at du ikke mister data hvis maskinen din kræsjer.

  • madfer sier:

    Ultraenkle saker kan vi like 🙂 Det ser ut som Fakturo.no også har mulighet til å holde oversikten for deg ift. hvilke fakturaer som er blitt betalt og minner deg om å purre dersom noen ikke betales i tide. Men sender fakturo.no fakturaen per e-post dersom man ønsker det, mon – det synes jeg er det greieste..? Takk for svar og takk for super nettside!

  • Vi utvikler et nytt fakturasystem, og ønsker et best mulig fakturasystem. Se på http://www.recondo.no. Så for dere som er interessert et produkt som inneholder akkurat det du trenger, er det lov å komme med ønsker.

  • animator sier:

    Men så lenge man kan låse pdf’en, er ikke det alt som behøves? Hvorfor er da et fakturaprogram ett must?

  • Hansson sier:

    Animator: Du var nok litt søvnig, for hvis du leser teksten så står det bl.a. «(…) ved hjelp av et fakturaprogram, ELLER ved å lagre filen i låst pdf-format.»

  • NN sier:

    En PDF kan ikke låses noe mer enn noe annet filformat. Så lenge det er mulig å se hva PDF-en inneholder, er det også mulig å endre den. De fleste har riktignok ikke programvare for å gjøre dette, men det endrer ikke virkeligheten.

  • Hansson sier:

    Ja PDF-er kan selvfølgelig endres i Adobe-programmer o.l., men siden Skatteetaten går med på dette så er det vel greit. Man må vel dessuten være litt viderekommen for å endre datostempelet som ligger i filen. Regner med at det er dette som er det vesentlige her.

  • Ingeborg sier:

    Jeg har laga maler i Excel som inneholder makroer som automatisk nummerer fakturaene på bakgrunn av antall filer i mappa. Altså får hver nye faktura ett høyere nummer enn forrige. Er det lov?

  • Hansson sier:

    Helt i orden så lenge du låser fakturaen som pdf før du sender den til kunden. Det er pdf-ene (pluss eventuelt utskrifter) du viser fram ved bokettersyn.

  • Eg kjøpte boka di, og så gjorde eg den (kanskje) tabben at eg kjøpte Mamut Office start. Var det dumt? Kunne eg fått alt ihop gratis?

  • Hansson sier:

    Ikkje heilt dumt, berre halvdumt :). Som eg skriv i boka finst det fleire gratisalternativ for faktura, og rekneskapen kan du gjera med Excel om du føler for det. Eg ville heller vald eit rekneskapsprogram på nett enn eit nedlastbart.

  • Hei igjen,
    no er eg på BAS21 og kjem ikkje til å setja fyr på bilagsbunken likevel.
    Men det er ein lang læringsprosess å verta sin eigen rekneskapsførar, ser eg.
    I mellomtida brukar eg fakturo.no si teneste for 6 kroner per utsende faktura. Ingen faste kostnader.
    Og så har eg kjøpt DnBNOR sin startpakke for bedrifter slik at eg kan plaga dei når eg føler for det på tlf 07700. Kosta ca 500 kroner. Har ikkje tenkt å hoppa på Visma, som er først og fremst for store bedrifter. No kryssar eg fingrane for at det går an å finna nokon som treng Mamut-pakken meir enn eg. Veit du om nokon? 😉

  • Jeg har et splrsmål ang dette. Det sies at faktura skal være nummererte uten brudd slik at man ikke kan unndra noe osv. Du skal gå langt med en ubetalt faktura før den anses som tapt.

    Hva om du jobber som freelancefotograf.
    Scenario1:
    Du dekker en sak og tar gode bilder. De sender du til 10 aviser med faktura. Som de betaler hvis de velger å trykke saken. Kun 3 aviser trykker saken og betaler fakturaen. Da står du med 7 fakturaer i systemet ditt som er ubetalt og må føre som inntekt.

    Scenario2:
    Du tar skolevilder av elever på en skole. Du sender med bildene hjem til foreldrene med en faktura for gjennomsyn. Hvis de vil ha bildene beholder de dem og betaler fakturaen. Hvis de ikke vil ha dem. Sender de dem i retur. Da har du opprett en del fakturaer som ikke skal betales.

    Hvordan løser man slike ting? Med fakturaer som bare skal betales hvis personen vil kjøpe varen?

  • Hansson sier:

    Scenario 1: Du har egentlig ikke lov til å fakturere før salget er gjort. Men greit nok. Du må kreditere de 7 fakturaene for å forhindre at de virker inn på omsetningen/skatten din. Les her: http://www.conta-faktura.no/fakturaskolen/kreditnota

    Scenario 2: Samme som over. Men det lovlydige her er at du sender med et betalingskrav som ikke er en normal faktura, men instruks om å gå på nettet og betale ved å følge lenka XXX, eller sette inn kr XXX på bankkonto XXX. Deretter, når pengene er betalt, sender du ut en kontantfaktura: http://www.conta-faktura.no/fakturaskolen/kontantfaktura

  • Stian sier:

    Er det anledning til å lage fakturaer i Word, hvis man etterpå lagrer de i et pdf format og bruker dette som bilag?

  • Hansson sier:

    Du kan lage fakturaer, men fakturasystemet ditt vil ikke holde mål iht kravene i bokføringsloven. Hvorfor man vil lage fakturaer i Word når det finnes gode og attpåtil gratis, nettbaserte programmer der ute, skjønner jeg ikke.

3 Trackbacks

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *