Det finnes en rekke utprøvde og populære metoder du kan benytte deg av i det daglige som kan bidra til å gjøre deg mer effektiv i arbeidet.
Forfatter Oda Rygh bruker Pomodoro-teknikken, som vi omtaler lenger ned i saken. Foto: Arnfinn Pettersen
I dagens kaotiske arbeidshverdag kan det å sette arbeidsoppgaver i et system være forskjellen på å få mye gjort, og å få ingenting gjort. Det kan gi deg fokus og motivasjon, enten du jobber med tekst, innen webdesign, musikk, foto, eller helt andre felt. Her skal vi se på noen av verktøyene og metodene som kan peke deg i retning av en mer produktiv hverdag.
«Getting Things Done»
Boka «Getting Things Done» av David Allen legger grunnlaget for arbeidsmetoden med samme navn, som enkelt forklart tar i bruk lister over gjøremål og hvordan du kan prioritere de.
Ifølge «Getting Things Done» eller GTD gjelder det å få gjøremål ut av hodet ditt, og inn i på ei liste. Dette skal rydde opp i hjernen din og gjøre det enklere å fokusere. Terskelen for at et gjøremål skal inn på lista, skal være så lav som mulig. Med andre ord kan du notere ned så og si alt som må gjøres som egne punkter.
Av samme grunn som at vi behøver en kalender for å huske avtaler, ifølge Allen, er det også nyttig å plassere gjøremål i et system. Disse overordnede oppgavene kan du så dele opp i underordnede oppgaver som så kan plasseres i kategorier etter type arbeid og prioritét. Underveis krysses gjøremålene av, steg-for-steg.
David Allen. Foto: Vera de Kok / CC BY SA-4.0.
Det gjelder å lage så spissede og overkommelige steg på veien at du kan få enkeltstegene unnagjort på relativt kort tid, så det er viktig å vurdere om du har gjort det enkelt nok, eller om noen av punktene på lista er for vage og lite håndgripelige.
Her er GTD-metodens fem steg, hentet fra den offisielle hjemmesiden:
- Notér ned alt du vil ha gjort, og putt det i “kurven”. Her skal terskelen være lav og alt inkluderes.
- Del alt opp i gjennomførbare gjøremål. Er det ting som kan gjennomføres allerede nå og tar veldig lite tid? Gjør dem nå. Er det noe som ikke kan gjennomføres nå eller i nær fremtid? Spar det til senere, delegér det til andre, eller putt det på en liste over ting du må gjøre senere.
- Kategorisér og organisér gjøremålene: Folk du må ringe, konkrete arbeidsoppgaver du må få unnagjort, ærend, osv.
Gå gjennom gjøremålene jevnlig for å sortere, renske opp og se på hvilke gjøremål du skal takle først. - Utfør gjøremål basert på prioriteringene du har gjort i stegene før dette.
Nirvanahq Inc. tilbyr en gratis, skybasert løsning for GTD som sannsynligvis er den beste på markedet akkurat nå.
Scrum og Kanban
Kanban og Scrum brukes som ledd i fabrikkproduksjonen hos Toyota til å lage biler, men prinsippene kan også tas i bruk av frilansarbeidere for å visualisere oppgaver og jobbe mer effektivt. Teknikkene brukes også av mange programvareutviklere, fordi de bryter komplekse og store oppgaver ned i små biter som enklere lar seg kommunisere til et team av utviklere.
Stikkordet her er visualisering. Kanban lar deg se for deg gjøremålene dine på et brett, og flytte dem fra kolonne til kolonne etter hvert som de går fra planlegging, til gjennomføring, til fullføring. Det gir deg et bilde av hvor langt du har kommet, noe som i seg selv kan være motiverende.
Selv om Kanban gjerne brukes for team i bl.a. programvareutvikling, er det ingenting i veien for å bruke det som et personlig produktivitetssystem. I Kanban har man gjerne minst tre kolonner. I venstre kolonne («TODO»-kolonnen) putter du fremtidige gjøremål. I midtre kolonne («DOING») plasserer du gjøremål som er under gjennomføring akkurat nå, og til høyre («DONE») plasserer du ferdige gjøremål.
På denne måten får du visualisert arbeidsmengden slik at du faktisk kan se for deg hvor du befinner deg i prosessen. Dette kan brukes både til små og større prosjekt. Uansett ser du at oppgavene flyter fra venstre til høyre etterhvert som de blir ferdige.
Fra «doing» til «done»
Trikset med Kanban er å begrense gjøremål i «DOING» kolonnen slik at du konsentrerer deg om en ting om gangen. Mange har kanskje behov for en ekstra kolonne før «DOING» til oppgaver som er i planleggingsfasen, og i team er det vanlig med kolonner etter «DOING» der prosjektledere kan godkjenne oppgavene etterhvert som de havner der.
Et Kanban-brett i sin enkleste form.
Dette er noe Kanban har til felles med Scrum, som også er en lignende visualisert arbeidsflyt på et brett. Scrum har i tillegg fokus på periodebasert jobbing i såkalte «sprints», der man deler oppgavene inn i bolker som skal fullføres innen en deadline. Hvis ikke alle oppgavene innen i bolken har flyttet seg fra venstre til kolonnen til høyre, var ikke «sprinten» vellykket. Målet med Scrum er å forutsi tids- og ressursbruken arbeidet vil føre med seg.
Mange kombinerer Scrum og Kanban, ettersom de har mange likheter. Her gjelder det egentlig å bare finne ut hva som er det beste fra begge verdener, og bruke det på en måte som passer deg. Det finnes flere verktøy på nettet som lar deg sette Scrum eller Kanban ut i praksis: ScrumDo, Trello og Kanbantool er noen av dem. Av disse tre er Trello den eneste som er gratis å ta i bruk.
Ta tida på deg selv med «Pomodoro»
Pomodoro er italiensk for tomat og refererer egentlig til kjøkken-ur som du sikkert har sett mange ganger, tomatformede klokker som man kan skru opp og telle ned til kaka er ferdig i ovnen.
Arbeidsmetoden med samme navn, skapt av businessmannen Francesco Cirillo, er basert på å dele opp arbeid i korte tidsintervaller. Det hele er ganske enkelt. Du jobber 25 minutt om gangen med oppgaven du har foran deg, uten distraksjoner. Det er her klokka kommer inn.
Etter fire slike runder tar du en pause på 15 minutter. I disse lengre pausene kan det være smart å ta seg en liten matbit, spasere litt, og gjøre litt mer ut av det for å klarne hodet.
«Pomodoro»-teknikken deler opp arbeidet ditt i 25-minutters bolker
Forfatter av boka «Når livet er kjipt. En håndbok for unge folk», Oda Rygh, forteller til Frilansinfo at Pomodoro-metoden var ekstremt enkel å komme i gang med og har hjulpet henne mye i skrivearbeidet.
– Jeg lasta egentlig bare ned appen, den første jeg fant på lista når jeg googla etter «pomodoro», og trykka «start». Det var så enkelt som det. Tidenes minst avanserte bruk, sier hun til Frilansinfo.
– Det handler om baby steps. Å jobbe hardt i korte intervaller om gangen for å få en spesifikk oppgave unnagjort.
Du trenger selvsagt ikke bruke en tomat-kjøkkenklokke. Det finnes flere apps til formålet, i tillegg til programmer til Windows og Mac. Når hver 25 minutters-intervall er over, tar du en fem minutters pause med en kopp kaffe, litt bevegelse, og så tilbake til nye 25 minutt.
«Seinfeld»-metoden
Som en liten kuriositet kan vi også nevne det vi som på internett gjerne kalles «Seinfeld»-metoden. Den har egentlig ikke noe offisielt navn, men selve metoden er kreditert til komikeren Jerry Seinfeld etter en samtale som programvareutvikler Brad Isaac hadde med ham for flere år siden.
Seinfeld delte sin enkle produktivitets-hemmelighet med ham. Den består i å gjøre litt hver dag, og så aldri «bryte kjeden.» Merk at den ikke sier noe om kvaliteten på arbeidet, men du forplikter deg til å jobbe med noe hver dag, uten å hoppe over en av dagene slik at kjeden forblir ubrutt.
Komiker Jerry Seinfeld. Foto: Alan Light / CC BY
Fremgangen din måler du ved å ta en kalender, og sette en diger rød «X» for hver dag du har gjort noe. Da blir det godt synlig hvis du plutselig lar være å produsere noe en dag.
Dette er egentlig mer en motivasjonsteknikk enn en fullstendig arbeidsmetode, men den har jammen fungert for Jerry Seinfeld. Den kan kanskje kombineres med metodene vi har nevnt over som ekstra motivasjon?
